Loading...

Genel Sekreterlik

Genel Sekreterlik Ajansın icra organıdır. Genel Sekreterlik bünyesinde Yönetim Kuruluna karşı sorumlu olan Genel Sekreter ve Genel Sekreterin maiyetinde çalışan uzmanlar ve destek personeli bulunmaktadır. 

Genel Sekreterin Görev ve Yetkileri

a) Yönetim kurulu kararlarını uygulamak,
b) Yıllık çalışma programı ile bütçeyi hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak,
c) Ajans gelirlerini toplamak, 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanunun 4 üncü maddesine göre belirlenen usul ve esaslar ile ilgili diğer mevzuata ve bütçe ve yönetim kurulu kararlarına uygun olarak harcamaları yapmak,
ç) Yönetim kurulu tarafından tespit edilecek sınırlar içerisinde, taşıt dışındaki taşınır malların alımına, satımına, kiralanmasına ve hizmet alımına karar vermek,
d) Bölgedeki kişi, kurum ve kuruluşların proje üretme ve uygulama kapasitesini geliştirici faaliyetlerde bulunmak,
e) Özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimlerin proje ve faaliyet tekliflerini değerlendirerek, malî destek sağlamak üzere yönetim kuruluna öneri götürmek,
f) Desteklenen proje ve faaliyetleri izlemek, değerlendirmek, denetlemek ve raporlamak,
g) Bölgesel kalkınmayla ilgili yurt içindeki ve dışındaki ajans ve kuruluşlarla işbirliği yapmak ve ortak projeler geliştirmek,
ğ) Yerel yönetimlerin plânlama çalışmalarına teknik destek sağlamak,
h) Personelin performans ölçütlerini belirlemek ve performansını değerlendirmek,
ı) Personelin işe alınması ve işine son verilmesini yönetim kuruluna teklif etmek,
i) Ajans genel sekreterliğini temsilen, bölgesel gelişme ile ilgili ulusal ve uluslararası toplantılara katılmak ve yurt dışı temaslarda bulunmak,
j) Ajansın sekreterya işlerini ve görev alanına giren diğer hizmetleri yürütmek,
k) Yönetim kurulunun devrettiği yetkileri kullanmak,
l) Yönetim kurulu toplantılarına katılmak,
m) Program, proje ve faaliyetlerin desteklenmesi ile kişi ve kuruluşlara yapılacak yardımlara ilişkin olarak yönetim kuruluna teklif sunmak,
n) Bütçe sonuçlarını bütçe döneminin bitiminden sonraki Mart ayı içinde yönetim kuruluna sunmak,
o) Ajansın faaliyetleri, hesapları, işlemleri ve performansını denetlemek ve kalkınma kuruluna ve yönetim kuruluna iç denetim raporu sunmak.

Genel Sekreter

 

KUDAKA Genel Sekreteri Oktay GÜVEN1979 yılında Erzurum’un Tortum ilçesinde doğdu. İlk, orta ve lise öğrenimini Erzurum’da tamamladıktan sonra 2001 yılında Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisat Bölümü´nden mezun oldu.

Özel sektörde çeşitli firmalarda çalıştıktan sonra, 2006-2008 yılları arasında Almanya Clausthal Teknik Üniversitesi Ekonomi Bilimleri Enstitüsü İşletme Bölümü’nde Yüksek Lisans yapan Oktay GÜVEN, Atatürk Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Tarım Ekonomisi Anabilim Dalında doktora eğitimine devam etmektedir.

2009-2010 yıllarında Ankara’da Türkiye Halk Bankası A.Ş.’de İç Kontrol Uzman Yardımcılığı yaptı. 15 Ekim 2010 tarihinde Serhat Kalkınma Ajansı’nda uzman olarak göreve başladı. 2013-2018 yılları arasında Program Yönetim Birimi başkanlığı görevini yürüten ve 1 Temmuz 2018 tarihinde Serhat Kalkınma Ajansı Genel Sekreter vekili olarak görevlendirilen Oktay GÜVEN, 25 Ağustos 2020 tarihinde Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından KUDAKA Genel Sekreterlik görevine asaleten atandı.

İyi derecede Almanca ve İngilizce bilen, ulusal ve uluslararası birçok yayını bulunan Oktay GÜVEN, evli ve 3 çocuk babasıdır.

Araştırma ve Planlama Birimi

Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı Araştırma ve Planlama Birimi sorumlu olduğu TRA1 Düzey 2 Bölgesi’nin kalkınmasını sağlamak amacıyla katılımcı ve şeffaf bir şekilde bölge planlarını hazırlayarak yerel kurum ve kuruluşlara öncülük etmeyi en temel şiar olarak kabul etmiştir. Bunun yanı sıra yapacağı araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile bölgesinde faaliyet gösteren kurumlara öncülük yapacak ve hazırladığı raporlar ile bölgenin ihtiyaçlarını ve potansiyellerini tespit edecektir. Araştırma ve Planlama Birimi görev ve sorumlulukları:

 Görev ve Sorumlulukları:

1. Yerel aktörlerin katılımı ile bölge düzeyinde ve sektörel alanlarda plan ve programları hazırlamak,
2. Ulusal Kalkınma Planı ve aynı şeklide ulusal ölçekte hazırlanan diğer planlarla uyumlu olacak şekilde Ön Bölgesel Gelişme ve Bölgesel Gelişme Planlarını katılımcı bir anlayış ile hazırlamak,
3. Bölgesel gelişme planına uygun olarak operasyonel programları hazırlamak,
4. Bölgenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak,
5. Bölgenin sorunlarına ve çözüm önerilerine, tanıtımına, potansiyeline ve önceliklerine yönelik araştırmalar yapmak,
6. Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,
7. Yerel yönetimlerin planlama çalışmalarına teknik destek hizmeti vermek,
8. Ajansın yıllık çalışma programını ve bütçe önerisini hazırlamak,
9. Ajansın altı aylık ara raporlarını ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak.
10. Bölge planı ve programları ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturmak, zamanlamasını ve mali desteklerin bütçe dağılımını planlamak,
11. Bölge ile ilgili düzenli olarak verileri toplamak, güncelleştirmek bunlarla ilgili veritabanı oluşturmak,
12. Bölgeye yönelik hazırlanan planların, verilerin, araştırma faaliyetlerinin ve diğer malzemelerin sonuçlarını yayınlamak üzere hazırlamak.
13. Ulusal ve uluslararası düzeyde yatırım programlarını incelemek ve takip etmek,
14. Ajansın kurumsal kapasitesini ve kaynaklarını geliştirmeye yönelik araştırmalar yapmak.
15. Ajansın yenilikçilik, AR-GE ve strateji geliştirme çalışmalarını gerçekleştirmek.

Program Yönetimi Birimi

Program Yönetimi Birimi (PYB), hazırlanan bölge planı ve programlarına göre oluşturulacak destek programlarının yönetiminden sorumlu birimdir. PYB,  tüm destekler kapsamında,  başvuruların alınmasından,  destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi, başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanması ve projelere ödemelerin yapılması sürecinin uygulanmasından sorumludur.  

Birimin görev ve sorumlulukları şunlardır: 

1.    Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini oluşturmak ve güncellemek,

2.    Destek programları kapsamında, Destek Yönetim Kılavuzu’nda belirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek,

3.    Potansiyel yararlanıcılara yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet sitesinde devamlı surette bulundurmak,

4.    Güdümlü proje desteğini, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek hizmetlerini uygulamak,

5.    Destek programlarının bölgede tanıtımı için Tanıtım ve İşbirliği Birimi ile koordinasyon içerisinde gerekli tedbirleri almak,

6.    Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri planlamak ve gerçekleştirmek,

7.    Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında “Sıkça Sorulan Sorular (SSS)” bölümünde yayımlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak,

8.    Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak,

9.    Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin düzeltmeler yapmak,

10.    Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek, seçim sürecinde etkin rol oynamak,

11.     Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,

12.    Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek,

13.    Değerlendirme komitesince yapılan nihai değerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan “destek almaya hak kazananlar ve kazanamayanlar listelerini” kamuoyuna ilan etmek,

14.    Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,

15.    Destek almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek, proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek,

16.    Destek almaya hak kazanan projelerin sahiplerini sözleşme imzalamaya davet etmek,

17.    Proje başvuruları, değerlendirme süreci ve seçilen projelerle ilgili temel verilerin Bilgi Sisteminde tutulmasını temin etmek,

18.    Destek almaya hak kazanan projelere ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri İzleme ve Değerlendirme Birimine devretmek,

19.    Programın genel mali yönetimini yürütmek,

20.    Sözleşme imzalanan projelerin ön ödeme, ara ve nihai ödemesini, ödeme taleplerini ve varsa denetim raporlarını inceleyerek yapmak,

21.    Faydalanıcıların zeyilname taleplerini sonuçlandırmak,

22.    Nihai mali raporları ve ödeme taleplerini kontrol ederek değişiklik gerekli ise faydalanıcıya geri göndermek,

23.    Program ve projeler hakkında tespit edilmiş veya bildirilmiş usulsüzlüklerle ilgili gerekli tedbirleri almak,

24.    Programlar hakkında SSS cevaplamak ve cevaplarını yayımlamak,

25.    Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.

İzleme ve Değerlendirme Birimi

İzleme, yönetim ve karar verme amacıyla sistematik olarak bilgi toplanması, analizi ve kullanımı olarak tanımlanabilir. İzleme, önceden belirlenen hedeflere göre planlanan ya da beklenene karşılık fiili performansın ya da durumun takibidir. 

Ajans tarafından destek sağlanacak proje ve faaliyetlerin mali ve fiziki gerçekleşmelerini, performanslarını, risklerini, sorun ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve gerekli tedbirleri almak amacıyla Ajans bünyesinde İzleme ve Değerlendirme Birimi kurulmuştur. İzleme ve Değerlendirme Birimi, genel olarak Ajans bünyesinde proje uygulama sürecinin yönetiminden ve koordinasyonundan sorumludur. 

İzleme ve Değerlendirme Birimi´nin görev tanımları aşağıda sıralanmıştır:

1) Sözleşmelerin imzalanması öncesinde, Genel Sekreterin talebi doğrultusunda uygun görülen projelere ön izleme ziyareti yaparak projenin risk ve ihtiyaçlarını belirlemek,
2) Teknik ve mali olarak desteklenen proje/faaliyetlerin uygulanması sürecinde sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesini, Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
3) Destek almaya hak kazanan projelerin sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri Proje Yönetimi Birimi ile birlikte hazırlamak, sözleşme imzalama sürecine katılmak,
4) Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek; yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirerek yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; proje risk ve ihtiyaç analizlerine sonuçlarına göre ön ödeme yapılması ve ön ödeme miktarı ile ilgili Genel Sekreter´e görüş bildirmek,
5) Desteklenen proje ve faaliyetlerin uygulanması sırasında; öngörülen proje/faaliyet amaç ve hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak.
6) Desteklenen projelere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,  
7) Program ve projelere ilişkin düzenli risk analizleri yaparak düzeltici ve önleyici tedbirleri almak; gerektiğinde sözleşme değişikliği ve feshi; erken uyarı raporları, düzeltici tedbirler, usulsüzlük ile ilgili işlemleri gerçekleştirerek; geri ödemelerin temini ile ilgili Genel Sekreterliği bilgilendirmek,
8) Proje yararlanıcılarının ödeme taleplerini teknik ve/veya mali açıdan değerlendirmek ve uygun bulunması durumunda ödemelerin zamanında yapılabilmesi için Genel Sekreterliğe görüş bildirmek,
9) Desteklenen program ve projelerin değerlendirilmesine yönelik performans/başarı göstergelerini belirleyerek; program ve projelerin performansını ölçmek, 
10) Projelerin uygulama ve izleme sürecine ilişkin olarak yararlanıcılara satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek,  
11) Yürütülen destek programlarının ara dönem ve nihai etki değerlendirmelerini yapmak, değerlendirme sonuçlarını Yönetim Kuruluna ve DPT’ye sunulmak üzere Genel Sekretere raporlamak,
12) Altı aylık ve yıllık değerlendirme raporları hazırlamak, tamamlanan projelerin sonuçlarını ve etkilerini değerlendirmek,
13) Bilgi sisteminin genel koordinasyonunu sağlamak, proje uygulama ve izleme faaliyetleri kapsamında elde edilen verilerin bilgi sistemine aktarılmasını sağlamak,
14) Yararlanıcıların projelerin uygulama aşamasındaki sorularını derleyerek; Sıkça Sorulan Sorular başlığı altında bu soruları ve cevaplarını Ajansın internet sitesinde yayınlamak,
15) Proje/faaliyet uygulamalarının yoğun olduğu dönemlerde, gerekli görülmesi durumunda; yararlanıcı olmayan kamu kurumlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere ilave personel görevlendirilmesini temin etmek,
16)  Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geribildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak.İzleme ve Değerlendirme Birimi

Destek Hizmetleri Birimi

Destek Hizmetleri Birimi, kurum içi iletişim ve koordinasyonu sağlamakla ve Ajansın insan kaynakları politikasını yürütmekle sorumlu birimdir. Yönetiminin direktifleri doğrultusunda Ajansın ihtiyaçlarını temin eden birim bünyesinde Yönetici Asistanı, Personel ve İdari İşler, Bilgi İşlem ve Muhasebe Finans bölümleri yer almaktadır. Birimin görev ve yetkileri şöyledir:

  •   Ajans içi iletişim ve koordinasyonu sağlamak,
  •   Ajansın insan kaynakları politikasını yönetmek,
  •   Ajansın ilgili birimlerince tespit edilen ihtiyaçlarını temin etmek,
  •   Ajans personelinin görevlendirmeleriyle ilgili işlemlerini yürütmek,
  •   Hizmet alımı yoluyla yapılan işlerin takibini yapmak,
  •   Ajans Yönetim Kurulu ve Kalkınma Kurulu toplantılarını organize etmek,
Tanıtım ve İş Birliği Birimi

Tanıtım ve İşbirliği Birimi; Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı’nın kuruluş amaçları, çalışma ilkeleri, bağlı bulunan mevzuat ve ajans yönetimin direktifleri doğrultusunda yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası çapta olmak üzere;

1. Ajansın misyonuna ve vizyonuna uygun olarak tanıtımını yapmak
2. Yurt içi-yurt dışı kalkınma ajansları, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, özel sektör temsilcileri ve diğer ilgililer arasında işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak ve ortak projeler geliştirmek
3. Ajansın kurumsal ve işlevsel farkındalığını artırmak için saha ziyaretlerinde bulunmak, 
4. Ajans bünyesindeki birimlerin ve yatırım destek ofislerinin faaliyetleri ve görev alanları ile ilgili bilgilendirme ve tanıtım toplantıları düzenlemek,
5. Bölgeyi tanıtmak ve bölgenin marka değerini arttırıcı faaliyetlerde bulunmak
6. Görünürlük faaliyetleri kapsamında, ajans hizmet binaları, valilikler, belediyeler, ticaret ve sanayi odaları ve benzeri mekânlarda dağıtımı yapılmak üzere broşür, dosya, ajanda vb. görsel materyal hazırlanmasını sağlamak,
7. Ajansın ilgili olduğu konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı oluşturmak; 
8. Kurumsal temelde ve ilgililer arasında işbirliği ve bilgi paylaşımı eksenli  bir iletişim ortamı oluşturmak,
9. Ajansın misyonu doğrultusunda; çalıştay, panel, konferans, sempozyum ve fuar gibi organizasyonları düzenlemek 
10. Diğer kurum ve kuruluşlarca bölgenin sorunları ve kalkınmasıyla ilgili düzenlenen toplantılara katılmak ve  katkı sağlamak,
11. Ajansın tanıtımı amacıyla basın ve yayın organlarından yararlanmak; yazılı ve görsel medya takibi yapmak ve ilgili raporları hazırlamak,
12. Geniş bir kesime hitap etmek ve daha yoğun ilgi çekmek amacıyla, ulusal ve uluslararası kuruluşlar tarafından proje finansmanı amacıyla sağlanan kredi ve hibe imkânlarını web sayfasında duyurmak ve ilgililerin bu hususlarda bilgilendirilmesini sağlamak,
13. Sektörel, kültürel, iktisadî ve sosyal konularda çıkan çeşitli yayınların temin edilmesini sağlamak; söz konusu alanlardaki gelişmeleri ve işbirliği yapılan kurum ve kuruluşların yayınlarını takip etmek,
14. Bilgi edinme ve şeffaflık ilkelerine riayet ederek kurum iletişim politikasını oluşturmak 
15. Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geribildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak,
İle görevli birimdir.
Birim bünyesinde yer alan Halkla İlişkiler personelinin görev alanı aşağıda belirtilen faaliyetleri kapsamaktadır:
• Ajansın halkla ilişkiler  faaliyetlerini yürütmek ve olumlu bir kurum imajı oluşturmak 
• Kurumsal açıdan haber değeri taşıyan yazılı ve görsel materyalleri toplamak
• Web sayfasının editöryal içeriğini hazırlamak
• Medya planlaması ve araştırması yapmak
• Basınla ilişkileri yürütmek
• İletişim araçlarını etkin kullanmak suretiyle doğru ve hızlı bilgi akışını sağlamak
• Birim faaliyetleri kapsamında elde edilen kurumsal bilgilerin ajans bünyesinde veri tabanına aktarılmasını sağlamak.

Yatırım Destek Ofisleri

Erzurum, Erzincan ve Bayburt illerinde faaliyet gösteren yatırım destek ofislerinin görev ve yetkileri şöyledir: 

  •   Kalkınma Ajansının mali ve teknik destekleri hakkında yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek,
  •   Yatırımcıya diğer ulusal ve uluslararası kurumlar tarafından sağlanabilecek teşvik ve destekler hakkında bilgi vermek, 
  •   Bölgenin yatırım olanakları ve potansiyeli hakkında yatırımcıya bilgi vermek,
  •   Başvurular üzerinde ön inceleme yapmak,
  •   Yatırımcıların başvurularını kabul ve takip etmek,
  •   Yatırımcıların izin, ruhsat ve diğer idari işlemlerini ilgili makama iletmek ve yatırımcı adına takip etmek,
  •   Yatırımcıların karşılaştıkları sorunların yetkili mercilerce çözümünü takip etmek,
  •   Kabul edilen projeler ile ilgili belgeleri dosyalamak, 5 yıl süre ile muhafaza etmek,
  •   Yatırımcıların proje akıbeti hakkındaki sorularına tam ve doğru bir şekilde cevap vermek,
  •   Bölgenin iş ve yatırım imkânlarının ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımını yapmak veya yaptırmak,
  •   Aylık faaliyet raporları düzenlemek ve bunları genel sekreterliğe ve valiliğe iletmek,
  •   Destek ve yatırım stratejileri konusunda yerel koordinasyonu sağlamak ve ilgili süreçlerde Ajansın planlamasına katkıda bulunmak,
  •   Görev  alanına giren konularda yayınlar çıkarmak,
  •   Uluslararası yatırım, destek ve tanıtım faaliyetlerini desteklemek ve  ilde koordine etmek,
  •  Geniş bir kesime hitap etmek ve daha yoğun ilgi çekmek amacıyla, ulusal ve uluslararası kuruluşlar tarafından proje finansmanı amacıyla sağlanan kredi ve hibe imkânlarını web sayfasında duyurmak ve ilgililerin bu hususlarda bilgilendirilmesini sağlamak.